Dahili Aktarma Nasıl Çalışır?
Geleneksel telefon sistemlerinde aktarma süreci ya bir tuş menüsüne (IVR) ya da insan operatörün yargısına dayanır. AI resepsiyonist bu iki yaklaşımı birleştirir: arayanın doğal dildeki talebini analiz eder ve kurallara göre yönlendirir.
Örneğin "faturamla ilgili bir sorum var" diyen biri muhasebe hattına, "teknik destek lazım" diyen biri IT departmanına, "yöneticiyle görüşmek istiyorum" diyen biri ise genel koordinasyon hattına aktarılır.
Aktarma Süreci Adım Adım
Arama Alınır
AI resepsiyonist arayanı selamlar ve amacını sorar; doğal konuşma akışıyla bilgi toplar.
Niyet Analizi
Konuşmadan amaç tespit edilir: randevu, teknik destek, satış, fatura, şikâyet vb.
Kural Eşleştirme
Tespit edilen niyet, önceden yapılandırılmış aktarma kurallarıyla eşleştirilir.
Aktarma veya Randevu
Uygun hat meşgul değilse doğrudan aktarım; meşgulse mesaj alınır veya randevu oluşturulur.
Kayıt ve Transkript
Tüm arama kaydedilir; aktarma öncesi bilgiler ilgili departmana iletilir.
Hangi Departmanlara Aktarma Tanımlanabilir?
Randevu / Rezervasyon
Randevu alma veya değiştirme talepleri doğrudan takvim sistemine veya ilgili personele yönlenir.
Tetikleyici: randevu, rezervasyon, iptalMuhasebe / Fatura
Ödeme, fatura veya borç sorguları muhasebe hattına aktarılır.
Tetikleyici: fatura, ödeme, borçTeknik Destek
Hizmet sorunları veya teknik yardım talepleri destek ekibine yönlenir.
Tetikleyici: sorun, arıza, destekSatış / Teklif
Fiyat soran veya yeni müşteri olan arayanlar satış ekibine aktarılır.
Tetikleyici: fiyat, teklif, bilgi almakŞikâyet / Geri Bildirim
Olumsuz deneyim bildiren arayanlar öncelikli olarak müşteri ilişkileri hattına alınır.
Tetikleyici: şikâyet, memnun değil, sorunYönetim / Genel
Hiçbir kuralla eşleşmeyen aramalar genel koordinasyon veya yönetim hattına yönlenir.
Tetikleyici: eşleşme yokAI Doğru Departmanı Anlayamazsa?
Belirsiz durumlarda iki seçenek devreye girer:
- Arayana seçenek sunma: "Randevu için 1, teknik destek için 2 deyin" gibi bir doğrulama sorusu sorulur.
- Genel hatta yönlendirme: Çağrı kaybolmadan güvenli bir varsayılan hatta aktarılır; transkript ilgili ekibe iletilir.
Tüm aktarmalar arama kaydı ve transkriptle belgelenir; yanlış yönlendirme örüntüleri tespit edildiğinde kurallar güncellenir.
İşletmeniz İçin Aktarma Kurallarını Birlikte Tanımlayalım
STOAIX ekibi departman yapınıza göre yönlendirme mantığını sizin için kurar.
Demo AlSık Sorulan Sorular
AI resepsiyonist aramaları doğru departmana yönlendirebilir mi?
Evet. STOAIX arayanın talebini anlayarak önceden tanımladığınız kurallara göre doğru dahili hatta, departmana veya kişiye yönlendirir.
Aktarma kuralları nasıl tanımlanır?
Kurulum sırasında hangi konunun hangi dahili hatta veya kişiye gideceğini belirtirsiniz. STOAIX ekibi bu yapılandırmayı sizin için gerçekleştirir; teknik bilgi gerekmez.
AI doğru departmanı anlayamazsa ne olur?
Belirsiz durumlarda AI arayana seçenek sunar veya genel bir hatta yönlendirerek çağrının kaybolmasını önler. Tüm aktarmalar kaydedilir.
Kaç farklı departmana yönlendirme tanımlanabilir?
İşletme yapınıza göre istediğiniz sayıda yönlendirme kuralı tanımlanabilir: satış, destek, finans, yönetim gibi farklı hat ve kişiler.
AI aktarma özelliği mevcut telefon sistemimle çalışır mı?
STOAIX mevcut telefon altyapınızla entegre olacak şekilde yapılandırılır. Ek donanım veya sistem değişikliği gerektirmeden aktarma kuralları devreye alınır.